Har du noen gang sittet i et møte og lurt på hvorfor du er der? Hyppige avsporinger, irrelevant informasjon og mangel på retning gjør at mange møter føles som bortkastet tid. Men hva om vi kunne gjøre møter til effektive verktøy for samarbeid og fremgang? Det er her HØRA kommer inn i bildet.
Med riktig struktur kan møter forvandles fra tidstyver til verdiskapere. Og det starter med et enkelt verktøy: HØRA. Verktøyet brukes for å strukturere og effektivisere møter, slik at de faktisk tar oss et steg nærmere målet vårt. Enten du skal diskutere forbedringer i deploy-prosessen eller planlegge teamets prioriteringer kommende uke, vil HØRA hjelpe deg med å få mer ut av møtetiden.
Legg grunnlaget med en god møteplan
Et godt møte starter før det faktisk finner sted. Den beste måten å legge grunnlaget for et vellykket møte på, er å ha en tydelig plan. Hvorfor? Fordi vi har møter for å oppnå handling, og en tydelig møteplan gir deltakerne retning: hvorfor de møtes, hva som skal oppnås og hvordan de skal komme dit. Her kommer HØRA inn som et verktøy for å strukturere møteplanen din.
Hva er HØRA?
HØRA står for Hensikt, Ønsket resultat og Agenda. Disse tre elementene sikrer at møtene har en tydelig retning, klare mål og en struktur som holder deltakerne fokuserte. Her er hvordan du bruker HØRA:
1. Hensikt: Hvorfor har vi dette møtet?
Før møte starter, må formålet være tydelig for alle deltakere. Hensikten er svaret på hvorfor møtet skal finne sted. Dette gir deltakerne en grunn til å engasjere seg og sikrer at møtet har en retning. Tenk på spørsmålet: hva er det vi prøver å oppnå her? Bruk gjerne “hvorfor-verb” til å tydeliggjøre formålet, som for eksempel:
- Avklare ansvarsområder for å unngå dobbeltarbeid
- Diskutere forbedringer i teamets deploy-prosess for raskere leveranser
- Få innsikt i de siste tilbakemeldingene fra brukerne
En tydelig hensikt gir møtet et klart formål og hjelper deltakerne med å forstå hvorfor deres tilstedeværelse er nødvendig.
2. Ønsket resultat: Hva skal vi oppnå?
Når hensikten er satt, må du spesifisere hva deltakerne skal sitte igjen med etter møtet, også kalt ønsket resultat. Her kan du starte med “hva-substantiv”. Spør deg selv:
- Hva vil vi ha på plass etter møtet?
- Hva skal vi være enige om?
- Hva skal vi ha produsert eller besluttet?
Eksempler på ønskede resultater:
- En konkret ansvarsfordeling mellom teamleder og produktleder
- En plan for forbedringer i deploy-prosessen
- Et mulighetstre med prioriterte brukerbehov
Å klargjøre ønsket resultat gjør det lettere å måle om møtet faktisk var vellykket.
3. Agenda: Hvordan skal vi komme dit?
Til slutt må du lage en strukturert agenda. Dette er ikke bare en liste over temaer, men en plan for hvordan dere skal jobbe dere gjennom møtet. En god agenda svarer på:
- Hva skal vi gjøre?
- Hvem skal bidra?
- Hvordan skal vi gjennomføre det?
For eksempel kan en møteinnkallelse se slik ut:
Hensikt: Avklare ansvarsområdene til produktleder og teamleder for å unngå dobbeltarbeid.
Ønsket resultat: En ferdigstilt rollebeskrivelse som inkluderer tydelige ansvarsområder for både teamleder- og produktlederrollen.
Bruk agendaen som et planleggingsverktøy for å holde møtet strukturert og deltakerne engasjerte.
💡 Tips: Må alle være med?
Ta en vurdering på hvem som trenger å være med på møte. Må “alle” være med? Eller holder det med en oppsummering til enkelte i etterkant.
Ta i bruk HØRA allerede i morgen
HØRA – Hensikt, Ønsket resultat og Agenda – er et nyttig verktøy for mer produktive møter. Med en tydelig møteplan kan du redusere avsporinger, øke fokuset og sørge for at møtene bidrar til fremgang. Ta i bruk HØRA neste gang du kaller inn til møte, og se hvilken forskjell det gjør for teamet ditt.
Vel møtt!